Dentro da Gestão de SaaS, um pilar fundamental é o processo de Compra e Renovação de licenças, também conhecido como SaaS Procurement.
Esse processo, quando otimizado, é um dos fatores que levam à redução de gastos e otimização da eficiência operacional do time de TI.
Se você é da área de TI, finanças ou compras (Procurement), nesse artigo vamos trazer 4 dicas para otimizar o SaaS Procurement, potencializando esse processo e seus resultados.
Dicas para otimizar o processo de SaaS Procurement
O time de Compra e Renovações de SaaS pode encontrar desafios na execução de suas atividades, por fatores que vão desde a dificuldade em comparar as soluções, até questões de negociação e implementação.
Entretanto, existem algumas dicas que podem ajudar a tornar todo o processo mais eficiente e resolutivo.
1. Entenda as necessidades do time e empresa
Pode parecer óbvio, mas é necessário reforçar a importância da compreensão do time de SaaS Procurement sobre o que a empresa ou equipe está buscando. Existem recursos e funcionalidades que serão essenciais, enquanto outros são opcionais.
Tendo isso claro, o time irá buscar soluções que atendam a esses requisitos específicos, impedindo a contratação de softwares que não serão utilizados ou redundantes, e evitando gastos desnecessários.
Se necessário, o responsável do time de Compra e Renovações pode contar com a participação de um(a) líder ou gestor(a) durante a tomada de decisão, para que tudo esteja bem alinhado.
2. Tome decisões baseadas em dados
Existem diversas soluções no mercado voltadas para o mesmo problema, com os mais diversos preços.
Entretanto, é importante não considerar apenas o custo, mas outros fatores, como a qualidade do serviço, experiência do usuário, segurança de dados e suporte ao cliente.
Analise também o perfil de outros clientes atendidos por aquela empresa. Eles possuem porte, segmento e necessidades similares às suas? Quais foram os resultados obtidos por ela?
Use recursos como o estudo de casos e opiniões dos responsáveis dessas empresas.
Assim, o time de SaaS Procurement consegue tomar uma decisão baseada em dados e selecionar a melhor opção.
3. Automatize processos
Alguns processos, como a homologação de novas licenças pelo time de TI ou o acompanhamento de renovações de contrato, podem ser manuais, desgastantes e consumir muito tempo do time.
Por isso, automatizar processos é uma maneira de otimizar tempo e recursos da equipe, direcionando-a para atividades mais estratégias.
Aqui na Niuco, por exemplo, nossos clientes podem configurar avisos de renovação de licenças, assim como receber alertas sobre a aprovação de novos softwares.
Além disso, eles possuem todas essas informações centralizadas em um único local, nossa plataforma, o que facilita o gerenciamento das informações.
4. Faça uma análise de risco
Outro passo importante é verificar se o fornecedor SaaS que o time de SaaS Procurement está buscando atende aos requisitos estipulados pelo time de segurança da empresa.
Por isso, é importante contar com a homologação dos times responsáveis, como de TI e jurídico, antes de finalizar qualquer contratação.
Ao fazer isso previamente, antes da contratação, o time evita problemas de segurança, como vazamento de dados, e desperdício de recursos.
Também contar com a automatização nesse momento faz toda a diferença, porque facilita a comunicação e a troca entre todos os envolvidos, e agilizando a tomada de decisão.
Desafios na gestão de novos Softwares
Ao trazer novas soluções de software para a empresa, a forma como essas ferramentas são introduzidas e implementadas desempenha um papel crítico no sucesso da adoção e no impacto nos processos de negócios. Aqui estão algumas práticas recomendadas para uma implementação eficiente:
- Planejamento Estratégico: Antes de iniciar a implementação, é crucial desenvolver um plano estratégico. Isso inclui definir metas claras, atribuir responsabilidades, estabelecer um cronograma realista e identificar possíveis obstáculos.
- Testes Piloto: Realizar testes piloto é uma maneira eficaz de avaliar a eficiência e a usabilidade da nova solução antes de uma implantação em larga escala. Isso permite ajustes e melhorias com base no feedback dos usuários antes de uma implementação completa.
- Treinamento Adequado: Oferecer treinamento adequado para os usuários finais é essencial. Isso inclui não apenas o treinamento inicial, mas também suporte contínuo para garantir que todos possam utilizar a nova ferramenta com eficiência.
- Comunicação Transparente: A comunicação aberta e transparente é fundamental durante todo o processo de implementação. Informar os funcionários sobre as mudanças, os benefícios da nova ferramenta e os recursos disponíveis para suporte é crucial para criar aceitação e entusiasmo.
- Avaliação Contínua: Após a implementação, é importante monitorar continuamente o desempenho da nova ferramenta. Coletar feedback dos usuários e realizar avaliações periódicas ajuda a identificar áreas de melhoria e garantir que a ferramenta continue a atender às necessidades da empresa.
A implementação eficiente de novos softwares não apenas agiliza os processos, mas também minimiza os riscos de interrupções nas operações. Portanto, uma estratégia bem planejada e executada pode levar a uma integração mais suave e bem-sucedida.
Integrando estas práticas ao processo de SaaS Procurement, o time de Compra e Renovações pode garantir uma introdução harmoniosa de novas soluções, otimizando não só o momento da aquisição, mas também todo o ciclo de vida do software na empresa.
A Niuco oferece suporte nesse aspecto, facilitando a integração de novos softwares ao centralizar informações e recursos, permitindo uma transição mais suave e garantindo a eficácia desde a aquisição até a implementação completa.
A ferramenta que ajuda o time de Procurement
A Niuco é uma solução de SaaS Management que ajuda times de TI, Finanças e Compras a impulsionar sua eficiência e gerar economia e segurança para a organização.
Nossa plataforma centraliza todos os softwares utilizados, fornecendo informações sobre o desperdício e potencial de economia com licenças não utilizadas, redundantes ou subutilizadas, além de automatizar e facilitar processos de onboarding e offboarding, contratação e renovação de licenças e outros recursos.
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