Um grande desafio das equipes de TI, de praticamente qualquer empresa, é a otimização de custos e da eficiência operacional.
Existem várias formas de fazer isso, especialmente a redução de gastos, e uma delas é através do gerenciamento de SaaS (SaaS Management).
Médias e grandes empresas chegam a usar mais de 100 softwares¹, em média, o que compromete boa parte do orçamento da organização, além de exigir dedicação, tempo e energia do time de TI, que precisa gerenciar todos eles.
Por isso, para quem busca reduzir gastos dessa área e aumentar a produtividade, a gestão de SaaS é uma ótima opção.
É claro que cada empresa é única, e possui as suas particularidades e necessidades, por isso cada estratégia pode (e deve) ser adaptada para diferentes realidades. Porém, esses 3 passos podem ser aplicados em praticamente qualquer organização! Confira abaixo.
Tenha visibilidade sobre todos os custos
O primeiro passo para economizar, é entender de onde estão vindo todas as despesas. Ou seja, pensando em uma equipe de TI, é organizar todos os fornecedores, softwares e outras fontes de gastos.
Um problema muito frequente enfrentado por essa área é o ShadowIT, que acontece quando membros da equipe utilizam ferramentas que não foram analisadas e aprovadas pelo TI. Além de representar um risco para a segurança da empresa, isso também significa que o custo gerado por essa ferramenta não está sendo contabilizado!
Por isso, é essencial existir visibilidade e controle total sobre todos os gastos e todas as ferramentas. Somente a partir disso é que será possível reduzir gastos e economizar!
Elimine softwares desnecessários
Ao ter visibilidade sobre os custos e, consequentemente, sobre os softwares utilizados, muitas vezes é possível perceber que existem diferentes ferramentas sendo utilizadas para o mesmo propósito e ferramentas subutilizadas ou abandonadas, mas que continuam gerando despesas.
Por isso, avalie a função e o uso de cada software e fornecedor. Dessa forma, você pode identificar redundâncias e reduzir o contrato ou eliminar aqueles pouco usados pela equipe.
Para fazer isso, além da visibilidade sobre as ferramentas utilizadas, também é importante ter informações sobre a frequência de acesso dos usuários. Assim, é possível tomar uma decisão baseada em dados reais.
Isso já gera uma grande e valiosa economia para a empresa.
Automatize processos operacionais
Existem atividades que precisam ser feitas, mas exigem muito tempo e energia do time, sendo que esses recursos poderiam ser investidos em outras atividades mais estratégicas.
É por isso que a automatização é uma aliada importante. Ela aumenta a produtividade da equipe, ao permitir que o foco dela seja direcionado para outras tarefas.
Apesar de essas automatizações envolverem um investimento financeiro, elas rapidamente se pagam e geram economia. Afinal, o time terá mais condições de trazer resultados ainda melhores.
Um exemplo de processo que pode ser automatizado é a homologação e renovação de fornecedores, que é muito demorado quando feito manualmente, mas pode ser otimizado.
Além disso, também é reduzida a probabilidade de erros – e sabemos que eles podem custar muito caro para as empresas.
Por fim, não deixe de criar estratégias para gerar Economia, isso é fundamental para o controle de gasto no longo prazo.
Tome decisões baseado em dados
A análise de dados desempenha um papel crucial na identificação de oportunidades de economia e otimização de gastos em Tecnologia da Informação (TI).
- Identificação de Padrões e Tendências: A coleta e análise de dados sobre o uso de softwares e recursos de TI permitem identificar padrões de utilização, tendências de gastos e comportamentos dos usuários. Essas informações são valiosas para entender quais ferramentas são mais utilizadas, quando são utilizadas e por quem, fornecendo insights para decisões fundamentadas na redução de custos.
- Gestão de Licenças e Contratos: Com dados detalhados sobre licenças de software, contratos com fornecedores e uso efetivo das ferramentas, a equipe de TI pode avaliar se os termos dos contratos estão sendo cumpridos, identificar licenças subutilizadas e buscar renegociações mais vantajosas. Isso evita gastos desnecessários e otimiza os investimentos em software.
- Avaliação de Desempenho e Eficiência: A análise de dados possibilita avaliar o desempenho de cada software e sua eficiência em relação ao custo. Isso permite direcionar investimentos para soluções mais eficazes, eliminando ou substituindo ferramentas que não proporcionam um retorno adequado sobre o investimento.
- Tomada de Decisões Baseada em Dados: Os dados fornecem uma base sólida para as decisões de redução de custos. A equipe de TI pode fundamentar suas recomendações de eliminação ou otimização de software com informações concretas sobre uso, despesas e eficiência, aumentando a confiança na tomada de decisões.
- Previsão e Planejamento Orçamentário: Utilizando dados históricos e padrões de gastos, a análise de dados ajuda na previsão de gastos futuros, permitindo um planejamento orçamentário mais eficaz. Isso é essencial para definir metas realistas de economia e acompanhar o progresso ao longo do tempo.
Investir em ferramentas de análise de dados para TI permite uma abordagem mais estratégica na gestão de recursos, proporcionando insights valiosos para a redução de custos, melhoria da eficiência e uso otimizado dos recursos tecnológicos disponíveis.
Utilizar dados para embasar estratégias de economia é uma prática que oferece benefícios a longo prazo, impulsionando a eficiência operacional e gerando economia significativa para a organização.
Reduza gastos com a Niuco
A Niuco é uma plataforma de gerenciamento de SaaS (SaaS Management). Por meio dela, é possível:
- Centralizar todos os softwares em um único lugar;
- Dividir os gastos por centro de custos;
- Receber relatórios de gastos e potencial de economia;
- Analisar relatórios de usuários conectados e frequência de acessos;
- Automatizar processos, como a renovação e homologação de contratos, e onboarding e offboarding de funcionários.
Com isso, nossos clientes economizam de 15% a 25% de receita, e têm uma média de retorno sobre o investimento (ROI) de 5 vezes!
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