Como RH e tecnologia se reúnem a fim de melhorar o funcionamento do uso de dados?
O provisionamento orientado por recursos humanos (RH) é uma prática estratégica que visa a criação e gestão de identidades digitais a partir de dados de sistemas de RH.
O processo conecta diretamente as informações de funcionários aos sistemas de controle de identidade, como o Identity and Access Management (IAM), com o objetivo de automatizar e melhorar a gestão de identidades e acessos dentro da organização.
O que é o provisionamento orientado por RH?
O provisionamento controlado por RH é o processo no qual a criação e o gerenciamento de identidades digitais de funcionários, contratados e fornecedores são baseados em dados extraídos diretamente de sistemas de RH.
Logo, a gestão de usuários e acessos se torna um meio mais preciso e alinhado com os dados já internos da empresa.
Uma forma mais simples de entender é imaginar quando se integra um novo colaborador na empresa. O primeiro processo que ele passa, independente do cargo, é ser registrado no sistema de RH.
Quando se fala dessa abordagem, a criação do perfil no RH aciona os sistemas de IAM da empresa, como o Active Directory (AD) ou Microsoft Entra ID e sincroniza os dados, gerando o provisionamento de acessos adequados, sem a necessidade de processos manuais ou propensos a erro.
Qual a relação entre o IAM e o provisionamento orientado por RH?
Antes de tudo, é preciso relembrar o que é o IAM (Gerenciamento de Identidade e Acesso): uma abordagem para gerenciar identidades digitais de usuários e seus privilégios associados.
Trata-se de um termo abrangente, que engloba diferentes produtos com a mesma função essencial e que pode ser composto por uma combinação de processos, softwares, serviços em nuvem e hardware, permitindo que os administradores tenham controle e visibilidade sobre os dados acessados pelos usuários.
Entende-se então que a integração entre IAM e RH é fundamental para garantir que as identidades digitais sejam gerenciadas de maneira eficaz, considerando as funções e responsabilidades de cada colaborador.
No processo de provisionamento de identidades digitais, quando um novo funcionário é contratado ou há alterações em seu perfil, como promoção ou mudança de departamento, as informações são atualizadas automaticamente no sistema de RH.
Tipos de Provisionamento no Contexto de RH
O provisionamento de identidades pode ocorrer de diversas formas, dependendo da arquitetura e dos sistemas de RH utilizados pela organização:
- Provisionamento Local: quando a empresa utiliza sistemas de RH internos (on-premises) como o SAP HCM ou SuccessFactors, a integração entre esses sistemas e ferramentas de IAM, como o Microsoft Identity Manager (MIM), possibilita a criação e gerenciamento de contas no Active Directory e no Microsoft Entra ID. A troca de dados pode ser feita por arquivos CSV ou integração via API.
- Provisionamento na Nuvem: empresas que utilizam sistemas de RH baseados em nuvem, como o Workday, podem fazer a integração com o Microsoft Entra ID ou o Active Directory, garantindo que o ciclo de vida das identidades seja gerido de forma automatizada, com os dados sendo sincronizados entre os sistemas de RH e IAM.
- API e Conectores de RH Personalizados: a integração com sistemas de RH locais ou na nuvem, pode ser feita por meio de APIs ou conectores personalizados, permitindo que os dados dos funcionários sejam exportados e sincronizados com o diretório de identidade corporativo.
Existem vantagens atreladas ao provisionamento controlado por RH?
A implementação de provisionamento controlado por RH oferece uma série de benefícios importantes para as empresas, principalmente as que buscam desvincular-se dos riscos que a integração manual pode trazer.
Algumas das principais vantagens são:
Mais produtividade: com a automação da criação de contas de usuários e a atribuição de licenças, como no caso do Office 365, torna-se possível que os colaboradores tenham acesso imediato às ferramentas de trabalho, acelerando o processo de integração e aumentando a produtividade.
Redução de Riscos: a sincronização automática entre os sistemas de RH e IAM garante que as permissões de acesso sejam ajustadas rapidamente, conforme mudanças de cargo ou a saída de colaboradores. Isso reduz os riscos de segurança associados ao acesso indevido a informações sensíveis.
Conformidade: a automação do provisionamento de identidades também facilita a auditoria e o cumprimento de normas de governança e conformidade, já que todas as mudanças são registradas e monitoradas no sistema. Isso assegura que os processos de provisionamento sejam transparentes e rastreáveis.
Redução de custos: o provisionamento automatizado elimina a necessidade de métodos manuais e personalizados, reduzindo custos associados a erros humanos e ineficiências operacionais.
Aplicação na vida real: exemplos de uso do provisionamento de RH
As ferramentas de provisionamento orientado por RH oferecem funcionalidades de automação para gerenciar o ciclo de vida das identidades, com fluxos de trabalho específicos para diferentes cenários. Um dos principais exemplos é acompanhar todo o processo de contratação e integração de novos funcionários.
Assim que um novo colaborador é adicionado aos sistemas de RH que estão conectados a IAM, o perfil dele é gerido e atualizado constantemente, seja em mudanças de cargo ou departamento. Além disso, em casos de desligamento ou recontratação, os dados já salvos otimizam todo o processo na empresa.
Como encontrar um diferencial para o provisionamento orientado por RH?
Apesar de oferecer otimização para empresas que buscam desde a redução de riscos e custos até maior agilidade no dia a dia, as ferramentas integradas de IAM com o RH ainda apresentam uma falha quase crônica: elas são projetadas para que as empresas se adaptem a elas, e não o contrário.
Esse cenário torna-se desafiador por exigir reestruturar processos, identificar os dados necessários para a implementação da IAM e do provisionamento, e redesenhar estruturas internas.
A Niuco visa a automação e otimização em todo o processo, desde o TI até o RH. Suas ferramentas de IAM seguem uma abordagem oposta à proposta tradicional, sendo adaptáveis e feitas sob medida para cada situação na empresa.
Isso resulta em ganho de tempo, pois os processos permanecem os mesmos, mas automatizados.
Ao adotar uma abordagem orientada por RH, as empresas garantem que os colaboradores tenham os acessos corretos desde o primeiro dia e que esses acessos sejam desativados de maneira adequada quando necessário, reduzindo riscos e melhorando a governança de TI.
