No contexto corporativo atual, o parque tecnológico das empresas tem crescido de forma acelerada e descentralizada, trazendo consigo o desafio de manter o controle sobre tudo isso.
Para os gestores da área de TI, surgem dúvidas como:
- Quantos softwares a empresa está pagando?
- Quantos deles estão realmente em uso? Quantos estão duplicados ou sendo subutilizados?
- Quantos desses softwares foram realmente autorizados?
Para obter uma resposta, é necessário recorrer ao inventário de softwares, ou seja, o rastreamento de todos os SaaS utilizados.
Neste artigo, você vai conferir o passo a passo para estruturar esse processo, assim como as ferramentas que auxiliam a torná-lo mais ágil, eficiente e escalável.
O que é um inventário de softwares?
Realizar um inventário de softwares consiste em mapear, documentar e monitorar as licenças, apps e SaaS sendo utilizados por uma empresa.
Esse processo aumenta os níveis de segurança, reduzindo as chances de incidentes, além de contribuir com a adequação a compliance, otimização do budget e do desempenho operacional.
Por que fazer um inventário de softwares é importante?
Gerenciar um departamento de TI sem ter controle sobre os softwares é uma tarefa complicada. Sem esse mapeamento, os riscos de segurança e os gastos aumentam consideravelmente.
Mas, ao realizar um inventário de softwares, a empresa:
- Reduz os custos com licenças e renovações desnecessárias
- Detecta o uso de softwares não autorizados (Shadow IT)
- Aumenta os níveis de segurança e conformidade
- Facilita o processo de auditorias e due diligence
- Melhora o planejamento de upgrades e descontinuações de licenças
O que deve ser mapeado no inventário?
No seu mapeamento, certifique-se de documentar diversos tipos de aplicações, como:
- Softwares SaaS utilizados via navegador
- Aplicações on-premise
- Ferramentas freeware e open source
- Scripts e automações internas
- Extensões e plugins relevantes
- Softwares embarcados em dispositivos (IoT, terminais, etc.)
Passo a passo técnico para fazer seu inventário de softwares
Para realizar seu inventário, siga esses 6 passos:
- Defina os objetivos do inventário
O que o departamento ou a empresa estão visando com esse inventário? Redução de custos? Conformidade? Melhoria na segurança? Qual deles é o mais importante?
Ter um objetivo bem definido permite a priorização, quando necessário.
- Mapeie todas as fontes de dados
Mapeie todos os diretórios de usuários, dispositivos, departamentos e integrações SaaS, entre outras.
- Implemente uma ferramenta de automação
Plataformas como a Niuco oferecem dashboards com uso real, licenciamento e alertas de risco.
Fazer todo o inventário de forma manual não é recomendado devido aos riscos associados – falaremos sobre isso abaixo.
- Classifique os softwares por categoria
Estabeleça algumas categorias e divida os softwares de acordo com elas. Alguns exemplos são:
- Softwares essenciais e não essenciais
- Softwares de cada área (marketing, financeiro, TI, RH, etc.)
- Softwares por tipo de licença
- Entre outras.
Adapte conforme a realidade e necessidade do seu negócio.
- Monitore o uso real
Não considere apenas a instalação ou compra do software, mas analise também o uso da ferramenta.
Isso ajuda a mapear quais licenças estão sendo subutilizadas e poderiam ser reduzidas ou canceladas, trazendo economia.
- Estabeleça um processo de atualização contínua
O inventário não deve ser executado somente uma vez.
Faça revisões periódicas para verificar como estão as coisas e aumentar o controle sobre o softwares.
Como devo fazer o inventário de softwares?
Fazer o inventário de forma manual não é recomendado, principalmente para empresas de médio e grande porte. Isso porque realizá-lo dessa forma traz riscos severos, como risco de inconsistência, de erro humano e de dados desatualizados.
Por outro lado, o inventário automatizado é uma opção muito mais segura, confiável e ágil. Com ela, é possível:
- Elas se conectam via API aos principais sistemas (Google Workspace, Azure AD, Salesforce, etc.)
- Seus scanners de rede detectam softwares instalados localmente
- Têm agentes em endpoints que mapeiam uso em tempo real
As plataformas de Gestão de SaaS (SaaS Management), como a Niuco, são ótimas opções para isso.
A Niuco oferece uma plataforma especializada em gestão de softwares e licenças, com funcionalidades como:
- Detecção automática de softwares em uso
- Painel de controle com visibilidade por equipe e por licença
- Alertas de risco, vencimento e subutilização
- Repositório de contratos e SLAs
Com isso, a equipe de TI reduz o trabalho manual, evita desperdícios e aumenta o controle sobre o parque tecnológico.
FAQ: Perguntas frequentes sobre inventário de softwares
1. Qual a frequência ideal para revisar o inventário de softwares?
Recomendamos que você faça uma revisão mensal, mas com um acompanhamento contínuo feito por meio de uma plataforma de SaaS Management.
2. O inventário deve incluir aplicativos gratuitos?
Sim. Softwares gratuitos podem gerar riscos de segurança, por isso também devem ser monitorados.
3. Como saber se um software está subutilizado?
Analisando o uso real (quantidade de login, tempo e frequência de uso). A Niuco faz isso de forma automatizada, enviando relatórios periódicos.
4. Quem deve ser responsável pelo inventário de software?
A responsabilidade geralmente é do time de TI, com apoio do gerente/coordenador de infraestrutura ou governança.
5. Posso fazer meu inventário de softwares de forma manual?
Não recomendamos, uma vez que essa modalidade traz riscos de segurança e altas chances de erro humano, reduzindo sua confiabilidade e eficiência.
Manter um inventário de softwares atualizado é um dos pilares para um TI estratégico, eficiente e seguro.
Quer descobrir como otimizar o seu inventário e reduzir custos com licenças?
A Niuco é a plataforma de Gestão de SaaS que ajuda você a mapear e gerenciar todos os seus softwares, com um roadmap pensado especialmente para as necessidades das empresas brasileiras.
Quer conhecer? Fale conosco e agende uma demo agora mesmo.
Para mais conteúdos como esse, siga nosso CEO nas redes sociais.
