Resumo:
- A revisão de acessos é um processo que verifica quais usuários têm permissão em cada sistema, corrigindo excessos ou contas órfãs.
- Quando feita manualmente, a revisão é lenta e sujeita a erros, porque é preciso entrar em cada software e compilar relatórios separados.
- A falta de centralização faz com que aprovações e registros fiquem espalhados por e-mail, Slack ou planilhas, dificultando encontrar evidências para auditoria.
- É comum que, após a revisão, seja necessário realizar correções e remover usuários. Porém, quando isso é feito de forma manual, essa demanda se mistura a outras solicitações do dia a dia, atrasando a remediação e aumentando o risco.
- Falhas nas revisões geram problemas graves: dificuldade em auditorias, risco de vazamento de dados, prejuízo operacional e gasto com licenças desnecessárias.
- Revisões eficientes combinam uma frequência pré-definida, controle por função (RBAC), automação completa do ciclo de vida do usuário e uso de dados para identificar e prevenir outros problemas.
- Automatizar a gestão e centralizar solicitações permite gerar relatórios exportáveis, reduzir retrabalho e acelerar auditorias, aumentando segurança e governança.
Revisão de acessos
Se você sofre com um processo de revisão de acessos lento, manual e cheio de falhas, saiba que não está sozinho nessa.
Muitas organizações e funcionários sofrem com diversos problemas em suas revisões periódicas.
A questão é que o problema não está nessas pessoas, mas na forma como todo o processo é conduzido.
Neste artigo você irá entender quais são os principais problemas das revisões de acessos digitais e como superá-los.
O que é revisão de acessos?
A revisão de acessos é um processo de governança e segurança que envolve o monitoramento, auditoria e validação de usuários e suas permissões.
O objetivo é que os funcionários tenham somente os privilégios necessários, e que qualquer problema (usuários que deveriam ser desligados, excesso de privilégios, etc.) seja identificado e corrigido.
Além disso, a revisão de acessos também contribui com a adequação a normas, compliance e regulações.
É uma etapa fundamental para garantir proteção e governança para as organizações. Porém, dependendo da forma como é conduzida, pode gerar problemas, ocasionando perda de eficiência e riscos para a empresa.
O problema da revisão de acessos digitais
Para ser eficiente, a revisão de acessos é um processo que precisa ser realizado periodicamente.
E, para muitos, isso significa enfrentar as mesmas dificuldades várias e várias vezes.
A raiz desse problema é a maneira como a gestão de acessos em si é conduzida.
Seus acessos são controlados manualmente
Gerenciar acessos manualmente geralmente significa que você tem pouquíssimo controle sobre eles. Explico:
- É preciso acessar cada software manualmente para obter informações, relatórios, conceder e remover permissões, etc. Em empresas com centenas de softwares, isso pode levar semanas.
- É muito fácil se perder e esquecer de remover o acesso daquele funcionário temporário ou desligado, em um ou mais aplicativos. Com milhares de usuários, isso se torna um caos.
- Em auditorias, é preciso gerar os relatórios individualmente em cada software. E, por vezes, eles não incluem tudo aquilo que as auditorias exigem, como um histórico detalhado dos acessos. Se você não mantiver uma planilha extremamente detalhada e atualizada, terá problemas.
- Todo esse processo de gestão manual consome muito tempo. E, mesmo assim, está suscetível a erros e limitações que geram falhas de governança e segurança.
- E, no final, se algum problema acontece, a culpa recai sobre o setor de TI ou, pior, em um funcionário específico.
Exigir que centenas de softwares e milhares de usuários sejam gerenciados manualmente é extremamente arriscado.
E isso reflete depois, no momento de revisão de acessos, em que tudo é lento, demorado e suscetível a erros.
Sua gestão de acessos não é centralizada
A falta de centralização gera problemas de governança, segurança e prejudica auditorias.
- Quem aprovou o acesso daquele usuário?
- Quem exigiu que o usuário tivesse aquelas permissões?
- Quando ele foi adicionado?
- Quando foi removido?
Algumas solicitações foram feitas no Slack. Outras, por e-mail. Algumas até mesmo por WhatsApp.
E, no momento da revisão de acessos, é difícil encontrar onde tudo isso está. O processo se torna ainda mais demorado, porque é preciso revirar dezenas de conversas.
Quando falamos de acessos e identidades digitais, tudo precisa estar registrado e centralizado num só lugar. Tudo.
As correções nunca terminam
Depois da revisão, sempre é preciso fazer correções, remover usuários, ajustar privilégios. Mas…
- É preciso ajustar tudo manualmente, acessando software por software, alterando usuário por usuário.
- O funcionário responsável precisa conciliar isso com suas outras tarefas operacionais e estratégicas. As correções podem acabar ficando para depois.
- As alterações se misturam com outras solicitações de acesso: entrada de um novo funcionário, desligamento de outro, promoções, férias, afastamento, usuário temporário, e assim por diante.
Isso resulta em: problemas de segurança (usuários que já deveriam ter sido desligados permanecem com acesso), problemas de governança e falhas operacionais, com usuários sem as permissões necessárias para realizar seu trabalho.
Consequências de falhas da revisão de acessos
Quando a revisão de acessos é falha, desencadeia-se mais uma série de problemas:
- Dificuldade em ser aprovado em auditorias, certificações, normas e regulações.
- Risco de sofrer restrições e multas.
- Suscetibilidade a incidentes de segurança, como vazamento de dados.
- Prejuízos na operação.
- Desperdício financeiro, ao pagar por usuários que deveriam ter sido removidos ou por privilégios excessivos.
Como fazer revisão de acessos de forma eficiente?
Quando bem feita, a revisão de acessos reduz os riscos de segurança, aceleram processos de auditoria e liberam o time de TI para focar em tarefas mais estratégicas.
Aqui vão algumas dicas para fazer revisão de acessos de forma eficiente:
- Estabeleça uma frequência em que as revisões serão realizadas.
- Aplique role-based access control (RBAC), ou seja, controle de acessos baseado em função. Clique aqui para entender melhor.
- Automatize a gestão de identidades e acessos. Existem plataformas que automatizam onboarding e offboarding, mudanças de privilégios, acessos temporários, licenças e afastamentos e muito mais, integrando tudo diretamente com o RH.
- A automatização também permite centralizar as solicitações e registrar em relatórios exportáveis todo o histórico de cada software.
- Fique atento às métricas: se um software ou time em específico tem um histórico de gerar muitos problemas, reveja processos, funções, necessidade de treinamento, etc. Use os dados a seu favor.
Como automatizar a gestão e revisão de acessos?
Existem inúmeras plataformas que automatizam a gestão e revisão de acessos. Porém, é preciso ficar atento(a) para verificar se elas oferecem:
- Integração com todos os principais softwares utilizados pela sua organização.
- Se oferecem automatização completa do ciclo de vida do usuário (onboarding, promoções/transferências/afastamentos/férias, e offboarding).
- Se disponibiliza controle de acesso baseado em função (RBAC).
- Se gera relatórios acionáveis e orientados para auditoria.
A Niuco automatiza toda a sua governança de identidades e te ajuda a reduzir riscos com controle total dos acessos.
As nossas funcionalidades foram 100% pensadas para empresas brasileiras, com suporte em português, gerente de sucesso dedicado e acompanhamento em todo o processo de implementação.
Nossos features incluem:
Identity Management
- Controle unificado de acessos e ULM: Visão centralizada de permissões e acessos; gerencie políticas, aprovações e histórico em um único lugar.
- Workflows de JML e suspensão temporária: Crie e sincronize contas automaticamente com suas fontes de identidade com templates e regras de provisionamento.
- Detecção de acessos não autorizados: Monitoramento contínuo e alertas para atividades suspeitas, com playbooks para investigação e remediação.
Gestão de Acessos
- Sua folha de pagamento como base autoritativa: RH como fonte única de verdade para identidades, garantindo que acessos reflitam a situação real do colaborador.
- Automatize e audite os eventos importantes: Admissões, desligamentos, mudanças de função e suspensões executados por fluxos claros, aprováveis e auditáveis.
SaaS Management
- gestão de licenças e contratos: Controle expirações, renovações e compliance de licenças com avisos e workflows de aprovação.
- Visibilidade de gastos e desperdícios: Identifique licenças ociosas, consolide contratos e reduza gastos com recomendações automatizadas.
- Discovery de softwares (Shadow IT): Relatórios exportáveis e trilhas de auditoria que facilitam a conformidade com normas e verificações externas.
Conformidade regulatória
- Relatórios automáticos e personalizados: Gere evidências detalhadas para auditorias internas e externas com poucos cliques, sem coleta manual de dados.
- Segurança reforçada por padrão: Proteja dados e ativos com uma plataforma que segue as melhores práticas de segurança e privacidade, atendendo aos padrões mais rigorosos.
Governança de TI
- Workflows de processos críticos: Governança, auditorias e validações de acesso executadas automaticamente, reduzindo erros manuais e retrabalho.
- Visibilidade completa: Acompanhe desempenho, conformidade e exceções em tempo real, com relatórios claros e indicadores
Somos ainda a empresa com mais conexões nativas e Plug&Play no Brasil.
Nossas funcionalidades foram criadas por e para gerentes de TI como você, que buscam eficiência e otimização em toda a gestão e revisão de acessos.
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Perguntas frequentes sobre Revisão de Acessos
1. Com que frequência devo fazer revisão de acessos?
Não existe uma fórmula mágica. Verifique os padrões da sua indústria, de compliance e das regulações do seu país. Leve em consideração também o nível de sensibilidade da sua operação.
2. Quanto da revisão de acessos pode ser automatizada?
A maioria: criação e remoção de usuários, integração com RH, relatórios com histórico de mudanças, etc. Uma plataforma de gestão de acessos pode ajudar com isso.
3. Como a revisão de acessos ajuda na conformidade?
Revisões bem conduzidas geram evidências (quem aprovou, quando e por quê) que respondem rapidamente a auditorias e exigências regulatórias.
