Empresas com alto investimento em tecnologia sabem o quão importante é monitorar para onde vai e como está sendo gasto seu orçamento. Entretanto, esse monitoramento não deve ser uma atividade esporádica e isolada, mas, sim, um processo contínuo.
O mesmo vale para o gerenciamento dos softwares as a service (SaaS), processo que também é chamado de SaaS Management. Isso porque essas ferramentas muitas vezes são utilizadas em larga escala, consumindo parte considerável do orçamento da empresa.
A falta de monitoramento, porém, pode levar a grandes desperdícios financeiros.
Por que gerenciar os softwares da sua empresa?
Gerenciar os softwares da empresa é um processo fundamental para garantir que todos eles sejam implementados, monitorados e atualizados adequadamente, evitando desperdícios.
Isso porque quando pensamos em SaaS, existem várias etapas ligadas ao seu uso: controlar os contratos e renovações, realizar pagamentos, administrar acessos, incluindo e excluindo usuários, e analisar as métricas, por exemplo.
Portanto, o monitoramento dessas licenças deve ser uma atividade organizada e constante. Abaixo, separamos algumas dicas para ajudar sua empresa e time nesse processo.
Dicas para o gerenciamento de SaaS
1. Centralize tudo em um só lugar
Comece pelo básico: contabilizando e reunindo todos os softwares utilizados pela empresa.
Algumas utilizam planilhas ou apps de organização de tarefas, o que pode funcionar para alguns. Porém, o mas o mais indicado é contar com uma plataforma de gestão de SaaS, que automatiza e facilita esse processo (economizando tempo e dinheiro).
Dica da Niuco: Aqui, é importante ficar atento para não deixar nenhuma licença de fora, pois isso pode prejudicar o controle e visibilidade da equipe de TI, causando o Shadow IT.
2. Divida os gastos por centro de custos
Agrupar os gastos por centro de custos permite que a empresa se organize internamente para ratear as despesas e receitas, dividindo-as por departamento, time ou projeto, por exemplo.
Dessa forma, o departamento financeiro tem maior controle sobre os investimentos, podendo tomar melhores decisões com base em dados – buscando, inclusive, formas de otimizar o orçamento.
3. Organize os contratos das licenças
Outra etapa importante é a organização dos contratos das licenças, entendendo sua vigência, custo, forma de cobrança e recorrência.
Assim, é possível evitar que um contrato expire e o time perca todos os dados já registrados ali.
4. Tenha um processo para o onboard e offboard de funcionários
Agora que você já tem todos os SaaS reunidos em um lugar, os processos de onboard e offboard ficam um pouco mais fáceis, já que existe maior controle sobre quais softwares precisam de liberação ou restrição de acesso.
Para isso, também indicamos as plataformas de SaaS Management, que automatizam esse processo.
Já imaginou o seu time tendo que adicionar ou remover os acessos de uma pessoa em mais de 50 softwares? Com a automatização, isso deixa de ser necessário, economizando tempo e energia da equipe.
5. Defina as principais métricas
Além de ter controle sobre os softwares, é importante acompanhar as métricas de cada um. Dessa forma, o time analisa quais SaaS estão sendo utilizados de fato, e quais estão parados ou pouco usados.
Alguns exemplos de métricas que você pode analisar são:
- Frequência de acessos;
- Usuários conectados x usuários ativos;
- Custo por usuário.
Para gerenciar os softwares usados pela empresa, organização é a palavra-chave, então opte o método que melhor funciona para a realidade do seu time.
Porém, pensando em otimização de tempo e resultados, a automatização facilita (e muito) esse processo!
Faça o acompanhamento Contínuo na Gestão de SaaS
A gestão de Software as a Service (SaaS) é uma atividade contínua e dinâmica que requer monitoramento e ajustes regulares para garantir eficácia e eficiência ao longo do tempo.
- Monitoramento Proativo: A prática de gerenciar softwares não deve ser apenas reativa, mas principalmente proativa. Isso envolve não apenas identificar problemas, mas antecipá-los por meio de um acompanhamento constante. Essa abordagem permite ajustes imediatos e evita possíveis lacunas na segurança ou excessos financeiros.
- Atualização de Políticas: À medida que a empresa evolui, suas necessidades em termos de software também mudam. É essencial revisar e atualizar regularmente as políticas relacionadas ao uso de SaaS. Novas ferramentas podem ser adotadas, outras podem se tornar obsoletas. Manter um processo de revisão contínua ajuda a manter a relevância e a eficácia das estratégias de gerenciamento.
- Feedback e Melhoria Contínua: Encorajar o feedback dos usuários finais é fundamental. Eles podem oferecer insights valiosos sobre a usabilidade, eficácia e necessidades adicionais em relação aos softwares utilizados. Essas informações são vitais para refinamentos contínuos na estratégia de SaaS Management.
- Avaliação de Tendências e Inovações: A tecnologia está em constante evolução. Acompanhar tendências emergentes e inovações no mercado de SaaS é crucial para garantir que a empresa esteja sempre utilizando as melhores soluções disponíveis. Avaliar novas ferramentas e funcionalidades pode oferecer vantagens competitivas e melhorias significativas nos processos.
- Treinamento e Capacitação: Investir em treinamento contínuo para a equipe de TI e os usuários finais é igualmente importante. À medida que novos softwares são adotados ou atualizados, é essencial que todos estejam familiarizados com suas funcionalidades e políticas associadas. Isso minimiza erros, maximiza o uso eficaz e melhora a segurança.
O acompanhamento contínuo na gestão de SaaS é um investimento estratégico que proporciona melhorias contínuas, reduz riscos e aumenta a eficiência operacional ao longo do tempo.
Ao implementar práticas de monitoramento proativo e ajustes regulares, as empresas garantem não apenas a eficácia no presente, mas também a adaptação constante às mudanças futuras, fortalecendo sua posição no mercado.
SaaS Management com a Niuco
A Niuco é uma plataforma de gestão de SaaS que reduz em até 20% os gastos com softwares, aumenta a visibilidade sobre os acessos e elimina o Shadow IT, além de automatizar processos de onboard e offboard de funcionários.
Através de relatórios mensais, a empresa fica ciente de quanto de seu orçamento está sendo desperdiçado com softwares pouco utilizados e qual o potencial de economia.
A combinação de uma plataforma de SaaS Management com um time eficaz de TI e Finance gera uma grande otimização para a empresa, que consegue direcionar os seus recursos para atividades mais estratégicas.
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