O Shadow IT é uma ameaça, muitas vezes despercebida, à segurança de uma empresa, que envolve o uso de softwares ou serviços de tecnologia sem o conhecimento sem a aprovação do time de TI.
Por mais que, aparentemente, essa seja uma prática inofensiva e sem grande importância para a organização, ela pode trazer prejuízos sérios – e abaixo você confere o motivo por trás disso.
O que é Shadow IT?
Shadow IT é o termo usado para definir a prática de adquirir e usar tecnologias que não passaram pela aprovação da equipe de TI da empresa. Ou seja, um ou mais funcionários implementam novas soluções por conta própria, sem seguir as orientações do TI e políticas da empresa.
Isso pode acontecer a partir do uso de contas ou dispositivos particulares para fins profissionais, ou contratação de nuvem, armazenamento, SaaS e outras soluções.
A intenção por trás do Shadow IT é boa. Afinal, mostra o empenho do funcionário em usar ferramentas que facilitem seu trabalho e aumentem a produtividade. Entretanto, isso pode causar prejuízos tanto à segurança quanto ao orçamento da empresa.
A ameaça do Shadow IT
E por que o Shadow IT representa uma ameaça tão grande?
A falta de visibilidade e controle nunca são características desejáveis em uma organização. Mas, quando falamos sobre softwares que, muitas vezes, são pagos, e que armazenam informações e dados sensíveis da empresa, isso se torna ainda mais perigoso.
Vulnerabilidades de segurança
Como o TI não analisou a ferramenta contratada e as políticas de segurança não foram aplicadas, podem ocorrer vazamentos de dados sensíveis, intencionais ou não, da empresa ou de clientes, além do risco de ciberataques
Isso sem contar que se torna muito difícil para o TI identificar o comprometimento dos dados ou aplicações, justamente por não estarem acompanhando essas ferramentas. Assim, fica difícil responder e remediar a situação de forma rápida e eficiente.
Quando isso acontece, a empresa perde valor frente ao mercado, clientes e stakeholders.
Falta de conformidade com compliance
Outro ponto importante para as organizações é a conformidade com regulamentos do mercado e legislação – como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Quando o Shadow IT ocorre, isso significa que não é possível atestar a segurança da empresa, um pilar fundamental para qualquer compliance. Novamente, ela fica suscetível à perda do valor de marca, danos à reputação e até problemas legais.
Gastos desnecessários
O time de TI e Financeiro também precisam de um controle de quanto do orçamento está sendo direcionado para softwares e ferramentas.
Entretanto, quando nenhuma dessas equipes têm total ciência de quantos e quais são utilizados, eles podem chegar a dados imprecisos – levando a conclusões ineficientes ou incorretas.
Pode ser, por exemplo, que um funcionário contratou um novo SaaS, mas não comunicou aos times responsáveis. Isso significa que esse gasto não é registrado, levando à imprecisão em relatórios.
Além disso, caso a pessoa saia da empresa ou deixe de usá-lo, esse valor continuará sendo pago, já que ninguém mais tinha ciência dele. Imagine o tamanho do prejuízo que uma organização pode ter em seu orçamento por conta disso.
Como Shadow IT afeta o seu negócio?
A prática do Shadow IT pode parecer uma questão de responsabilidade exclusiva do departamento de TI. No entanto, é crucial que os líderes de nível executivo, o C-Level, estejam ativamente envolvidos e cientes dos riscos que essa situação pode acarretar para a empresa como um todo. Aqui está por que o envolvimento do C-Level é fundamental:
1. Impacto nas Estratégias e Metas Empresariais
O C-Level é responsável por definir as estratégias e metas organizacionais. Quando ignorado, o Shadow IT pode comprometer esses objetivos, introduzindo riscos de segurança, falta de conformidade e desperdício de recursos que afetam diretamente o alcance dessas metas.
2. Gestão de Riscos e Responsabilidade Corporativa
Os líderes de nível executivo têm o dever de cuidar da saúde e da segurança da organização como um todo. O Shadow IT representa um risco significativo em termos de segurança cibernética, conformidade regulatória e proteção de dados. O C-Level, portanto, precisa entender e mitigar esses riscos para proteger os interesses da empresa.
3. Tomada de Decisão Baseada em Dados Precisos
O C-Level confia em dados precisos para tomar decisões estratégicas. O Shadow IT pode distorcer esses dados, levando a conclusões incorretas sobre o uso de recursos, custos e conformidade. O envolvimento dos executivos de alto escalão garante que as decisões sejam tomadas com base em informações confiáveis e precisas.
4. Cultura Empresarial e Engajamento dos Funcionários
O C-Level define a cultura empresarial e o comportamento esperado dos funcionários. Ao abordar o Shadow IT, demonstra-se o compromisso com a transparência, a conformidade e a colaboração dentro da organização. Isso incentiva os colaboradores a seguir as políticas estabelecidas e a contribuir para um ambiente de trabalho mais seguro e eficiente.
5. Garantia de Eficiência Operacional e Financeira
O C-Level é responsável por garantir a eficiência operacional e o uso adequado dos recursos da empresa. O Shadow IT pode gerar desperdício de recursos financeiros, despesas não rastreadas e duplicação de esforços, afetando a eficiência geral. O envolvimento dos líderes de alto escalão é essencial para identificar e corrigir esses problemas.
O Shadow IT não é apenas uma preocupação técnica; é uma questão de gestão empresarial que afeta diretamente o sucesso e a segurança da organização como um todo. Portanto, é crucial que o C-Level compreenda os riscos associados e esteja ativamente envolvido na busca por soluções como o SaaS Management.
Qual é a solução para o Shadow IT?
Uma das principais formas de evitar o Shadow IT é através da implementação de políticas internas e definição de processos, além do treinamento do time quanto a todos eles.
Outra maneira é através de plataformas de gerenciamento de softwares (SaaS Management).
Aqui na Niuco, por exemplo, é possível realizar a integração de todas as ferramentas em apenas um lugar, com monitoramento de frequência de acessos, usuários conectados e gastos – além de apontar os desperdícios e potenciais de economia.
Com isso, nossos clientes economizam cerca de 15% a 25% em seu orçamento, e tem um ROI de 5x!
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