Os softwares as a service se tornaram parte indispensável do dia a dia da maioria das empresas. Mas, com isso, vem também a necessidade de gerir todos eles, organizar contratos e renovações, controle de usuários, análise de gastos e várias outras atividades.
Como isso é feito na sua empresa? Você ainda gerencia seus SaaS de forma manual? Seu time ainda utiliza planilhas para organizá-los?
Se sim, é provável que você e seu time estejam com dificuldades para administrar tudo isso, sem gastar tempo e recursos preciosos da empresa.
Caso você esteja buscando soluções para esse problema, mas ainda não tem certeza de qual é a melhor forma de fazer isso, separamos os desafios de gerencias SaaS e também abaixo 4 maneiras que uma plataforma de SaaS Management pode te ajudar.
Desafios Comuns no Gerenciamento de SaaS e Estratégias para Superá-los
Gerenciar diversos softwares como serviço (SaaS) pode ser um desafio complexo para as equipes de TI e gestão de empresas de todos os portes. Vamos explorar alguns dos desafios mais comuns enfrentados ao lidar com o SaaS e estratégias para superá-los:
Desafio 1: Visibilidade e Controle dos SaaS Utilizados
Estratégias de Superá-lo:
- Realize uma auditoria completa dos softwares em uso na organização para obter uma visão clara do panorama atual.
- Utilize uma plataforma de SaaS Management para centralizar e identificar todos os softwares usados, seus usuários e o custo associado a cada um.
- Implemente políticas de aprovação para novas aquisições de SaaS, garantindo maior controle sobre sua adoção.
Desafio 2: Compliance e Segurança dos Dados
Estratégias de Superá-lo:
- Escolha ferramentas de SaaS Management que ofereçam recursos de segurança robustos, como análise de riscos e alertas de acessos indevidos.
- Mantenha-se atualizado sobre regulamentações relevantes para garantir que os softwares utilizados estejam em conformidade com as normas legais.
- Implemente políticas de uso e acesso aos SaaS para minimizar riscos de violação de dados.
Desafio 3: Gerenciamento de Custos de SaaS
Estratégias de Superá-lo:
- Utilize uma plataforma de SaaS Management para centralizar a gestão de contratos (CLM), monitorar gastos e identificar softwares subutilizados.
- Realize revisões periódicas nos custos associados a cada software, identificando oportunidades de redução de despesas.
- Considere negociações com fornecedores de SaaS para obter preços mais competitivos e ajustados às necessidades da empresa.
Desafio 4: Onboarding e Offboarding de Usuários
Estratégias de Superá-lo:
- Implemente processos de onboarding e offboarding padronizados e automatizados por meio da plataforma de SaaS Management.
- Utilize alertas e notificações para garantir que ex-funcionários não tenham mais acesso aos softwares após saírem da empresa.
- Ofereça treinamento aos usuários sobre os processos de entrada e saída de uso de softwares.
Desafio 5: Avaliação Contínua e Otimização do Uso de SaaS
Estratégias de Superá-lo:
- Realize revisões e avaliações regulares para identificar softwares desnecessários ou alternativas mais eficientes para as necessidades da empresa.
- Utilize dados analíticos fornecidos pela plataforma de SaaS Management para tomar decisões embasadas sobre quais softwares manter, adquirir ou descontinuar.
Ao enfrentar esses desafios com estratégias específicas, as organizações podem maximizar os benefícios do SaaS, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.
O que é uma plataforma de SaaS Management?
As plataformas de SaaS Management são ferramentas criadas para automatizar e otimizar a gestão de SaaS.
Por meio delas, é possível economizar nos gastos com softwares, reduzir ou eliminar tarefas repetitivas e automatizar diversos processos. Alguns dos principais benefícios trazidos por elas são:
01. Organização de Inventário
Uma pesquisa¹ apontou que, hoje em dia, as grandes empresas usam mais de 100 softwares em sua rotina de trabalho. Organizar e gerenciar tantas ferramentas é um desafio, e algo quase impossível de ser feito de forma manual.
Mas se você tiver uma plataforma de SaaS Management, é possível:
- Centralizar todos os softwares e usuários de cada um;
- Descobrir quais softwares estão sendo utilizados;
- Ter visibilidade de usuários que não deveriam estar usando certos softwares.
Isso gera muita economia, porque é possível eliminar as ferramentas subutilizadas ou duplicadas, além de trazer maior segurança, porque identifica os usuários e suas permissões em cada software.
02. Melhorar Compliance e Segurança
Adequar-se a compliance é uma grande preocupação de médias e grandes empresas, já que isso aumenta sua credibilidade e vantagem competitiva. E a maioria das normas tem fortes exigências ligadas à proteção de dados.
Uma ferramenta de SaaS Management ajuda a gerenciar toda essa parte, uma vez que:
- Possui funcionalidades para analisar os softwares (rejeitando os possivelmente maliciosos);
- Emite alertas de acessos ou usuários indevidos, contribuindo para evitar vazamentos de dados.
03. Organizar Gastos e Contratos
Como a quantidade de SaaS utilizados pelas empresas é alta, os custos gerados por eles também são. E não apenas os custos de pagamento mensal, mas também o tempo e energia gastos pelo time para gerenciar seus respectivos contratos e renovações.
Mas, por meio de plataformas de SaaS Management, existem funcionalidades capazes de:
- Organizar os contratos e renovações dos fornecedores;
- Centralizar os custos com software, incluindo: histórico de gastos, divisão de gastos e budget de software por centro de custos e visibilidade de gastos por time.
04. Automatizar Onboard e Offboard
Outra atividade necessária para gerir tantos softwares é adicionar e remover os usuários dos sistemas, quando há o onboarding ou offboarding de algum funcionário. Já imaginou ter que criar ou excluir acessos de mais de 100 softwares?
Por meio de uma plataforma de SaaS Management, porém, é possível automatizar tudo isso:
- Padronização do onboard e offboard;
- Automatização para criar e remover usuários;
- Alertas caso ex-funcionários acessem alguma ferramenta.
Todas essas funcionalidades permitem que a empresa economize e otimize os recursos investidos em SaaS, além de potencializar sua segurança e facilitar o trabalho dos times, principalmente os de TI, Finance e Procurement.
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¹The 2023 State of SaaSOps Report
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