Uma gestão de contratos eficiente é vital para qualquer empresa, principalmente para os times de TI e Financeiro que precisam cuidar de suas licenças de softwares.
Afinal, a falta deste processo pode levar à perda dos dados armazenados nesses softwares, queda na produtividade das equipes (que perdem sua ferramenta de trabalho) e, até, severos prejuízos financeiros.
A Niuco entende que esta é uma etapa de extrema importância, e é por isso que nossa plataforma conta com todas as principais features de um software CLM.
Neste artigo, iremos lhe mostrar como isso é feito.
O que é Software CLM?
Antes de mergulharmos nas funcionalidades do nosso software, vamos retomar o que é e quais as principais funcionalidades de um Software CLM.
CLM significa Contract Lifecycle Management, e representa o processo de gestão do ciclo de vida dos contratos em uma organização. Isso inclui todas as etapas deste contrato, desde a sua criação e negociação até a sua execução, renovação e encerramento.
Um Software CLM é uma ferramenta que automatiza e simplifica essas etapas, garantindo maior eficiência e conformidade.
Benefícios e Principais Funcionalidades do Software CLM na Gestão de Contratos
1. Automatização de Processos
Um Software CLM conta com features que permitem a automatização de tarefas relacionadas à gestão de contratos, como aquelas ligadas ao vencimento e renovação das licenças.
Essas funcionalidades permitem a redução do trabalho manual dos funcionários, garantindo maior produtividade em outras tarefas, além de minimizar consideravelmente os riscos de erros humanos.
2. Visibilidade e Transparência
Na maioria dos dashboards de Softwares CLM também é possível ter uma visão clara e centralizada dos contratos, permitindo que as equipes de TI e Financeiro acessem informações mais críticas rapidamente.
Isso facilita o monitoramento dos contratos, desde datas de vencimento até termos específicos, auxiliando também na tomada de decisões informadas.
3. Conformidade e Segurança
Outro ponto importante é que as funcionalidades de um Software CLM ajudam a garantir que os contratos estejam em conformidade com as regulamentações do setor e com as políticas internas da empresa.
Além disso, essas ferramentas também podem oferecer recursos de segurança robustos, protegendo dados sensíveis contra acessos não autorizados e garantindo a integridade das informações.
4. Redução de Custos
Ao otimizar o processo de gestão de contratos, um Software CLM ainda ajuda a identificar oportunidades de economias, como a negociação de melhores termos contratuais e a eliminação de licenças desnecessárias ou subutilizadas.
Isso pode resultar em uma grande redução dos custos operacionais.
5. Eficiência Operacional
Com a automação e a centralização das informações, as equipes ganham tempo para focar nas atividades mais estratégicas, melhorando a eficiência operacional.
Escolhendo seu Software CLM
Agora que você conhece melhor os benefícios e funcionalidades de um Software CLM, é fácil entender porque ele é tão necessário para as grandes e médias empresas. Afinal, sabemos que gerenciar tantos contratos e ferramentas é desafio enorme.
Porém, muitos departamentos já enfrentam dificuldades de alocar seus recursos de forma eficiente, e ter novos gastos com mais um software, que automatiza apenas uma parte das funções da equipe, pode não ser a decisão mais estratégica.
Por outro lado, um investimento em uma ferramenta completa, que otimiza não apenas o CLM, mas também todas outras etapas da gestão de licenças (como o gerenciamento de usuários, acessos, histórico, nível de segurança, entre outros), pode ser muito mais estratégico e eficiente.
Abaixo, iremos lhe mostrar algumas das funcionalidades presentes na plataforma da Niuco que suprem todas as necessidades ligadas ao CLM.
Funcionalidades CLM da Niuco
1. Gestão de Vencimentos e Renovações
Uma das principais funcionalidades de CLM da Niuco é a gestão de vencimentos e renovações de contratos.
Nossa ferramenta envia alertas e notificações automáticas para as pessoas responsáveis, garantindo que nenhum contrato seja perdido.
Já enviamos centenas de notificações de vencimento e renovações de softwares, evitando que centenas de clientes perdessem o prazo de suas licenças.
2. Organização de Documentos
Além disso, a Niuco conta com um repositório centralizado onde todos os contratos podem ser armazenados, organizados e acessados facilmente.
Isso elimina a necessidade de buscas manuais e garante que todos os documentos estejam atualizados e acessíveis.
3. Fluxo de aprovação
Temos features ligadas ao fluxo de aprovação das licenças, garantindo que os contratos sejam revisados e aprovados pelas partes necessárias antes da assinatura final.
4. Análises e Relatórios
Além de ter maior controle sobre seus contratos, a Niuco também oferece relatórios a respeito do uso de cada software, para que você analisar quais deles estão sendo realmente úteis para sua equipe.
Assim, você consegue acompanhar o histórico de uso do software, comparando com os custos que aquela licença gera para a empresa e outros dados relevantes.
Você sabia que, entre diferentes funcionalidades, a Niuco ajuda seus clientes a economizarem até 25% com SaaS?
Conclusão
A Niuco é uma solução completa em Gestão de SaaS, que abrange diferentes partes do processo, incluindo CLM (Contract Lifecycle Management), ULM (User Lifecycle Management), IAM (Identity and Access Management) e vários outros.
Portanto, ao invés de contratar diferentes softwares para cada uma dessas funções, conte com uma ferramenta completa, que irá resolver as dores de suas equipes de TI, Financeiro, Segurança da Informação e muito mais.Agende uma demo e conheça todas as nossas soluções.
