É responsabilidade dos gerentes de TI (IT Heroes) cuidar da visibilidade do parque tecnológico, gerenciar as licenças e controlar os custos.
Porém, sem o acompanhamento de métricas bem definidas, as decisões sobre renovações, contratação de fornecedores e segurança, as decisões ficam baseadas em achismos e suposições. Tudo isso gera desperdício financeiro, aumenta a exposição a riscos de segurança e aumenta a carga operacional.
Nesse contexto, monitorar métricas de SaaS (e as métricas certas!) tem o potencial de transformar dados em decisões estratégicas.
Neste artigo, você irá conferir 7 das principais métricas de SaaS Management que o TI deve analisar.
Por que analisar métricas de SaaS Management?
Com o aumento da quantidade de softwares utilizados nas empresas, e desafios cada vez mais complexos na área de TI, monitorar as métricas de SaaS Managament é um requisito crucial para uma gestão eficaz.
Os dados obtidos nessas análises podem trazer insights valiosos para desenvolver novas estratégias e atingir os objetivos do setor e do negócio. Eles proporcionam:
- Encontrar pontos de melhoria;
- Tomar decisões com base em dados;
- Otimizar investimentos;
- Encontrar riscos de segurança e falhas de compliance.
7 métricas de SaaS Management que o TI deve analisar
Total SaaS Spend (Gasto total com SaaS)
Porque importa: dá a visão macro do custo recorrente do ambiente SaaS (assinaturas, módulos, add-ons, faturamento por uso).
Como medir: some todos os gastos recorrentes (mensais/semestrais/anuais) e custos indiretos (integrações gerenciadas, armazenamentos adicionais, suporte, etc).
Frequência de revisão: mensal.
License Utilization Rate (Taxa de utilização de licenças)
Porque importa: identifica licenças pagas e não utilizadas.
Como medir: cruze dados entre o número de licenças compradas e licenças efetivamente ativas (baseado em logins, atividades relevantes, etc).
Frequência de revisão: mensal.
Cost per Active User (Custo por usuário ativo)
Porque importa: ajuda a verificar a relevância da ferramenta, a comparar diferentes alternativas e a avaliar o ROI.
Como medir: considere o gasto total do software em questão e divida pela quantidade de usuários ativos no período.
Frequência de revisão: mensal ou por renovação.
Active Usage Rate (Taxa de uso ativo)
Porque importa: mostra se a ferramenta escolhida está sendo realmente utilizada. Ajuda na tomada de decisão sobre treinamentos, reposicionamento ou cancelamento.
Como medir: compare a quantidade de usuários que realizaram uso significativo e a quantidade que era esperada.
Frequência de revisão: quinzenal ou mensal.
Overlap Rate (Sobreposição de aplicações)
Porque importa: múltiplas aplicações que entregam as mesmas funcionalidades geram custos a mais e prejudicam a fluidez da operação.
Como medir: faça um inventário dos softwares e levantamento de suas funções.
Frequência de revisão: trimestral.
Shadow IT Spend (Gasto com Shadow IT)
Porque importa: gastos não mapeados acabam com seu orçamento e são vetores de riscos de segurança.
Como medir: mapear todos os softwares não homologados pelo TI e levantar seus custos. Ferramentas automatizadas de SaaS Management fazem isso rapidamente.
Frequência de revisão: mensal.
Tempo médio de provisionamento e desprovisionamento
Porque importa: afeta segurança e a eficiência operacional.
Como medir: tempo médio entre pedido do RH e onboard/offboard efetivo.
Frequência de revisão: mensal.
Tipos de métricas que você deve analisar
No tópico anterior, você conferiu 7 métricas específicas ligadas a SaaS Management. Porém, caso alguma delas não funcione para o seu time, foque em monitorar dados das seguintes áreas:
- Engajamento de usuários
Esse tipo de métrica influencia diretamente nas outras métricas. Se um software é pouco utilizado, ele está gerando gastos desnecessários, pode trazer riscos de segurança e prejudicar compliance.
Portanto, esse é o momento de analisar o nível de engajamento dos usuários, buscando por dados como: frequência de acesso, duração da sessão, quantidade de usuários cadastrados e ativos, etc.
- Segurança e Compliance
Antecipar-se às ameças é essencial, e monitorar métricas ligadas à segurança é uma das chaves para isso acontecer. Verifique dados sobre incidentes de segurança, resultados de scans de vulnerabilidades, etc.
Já para a parte de compliance, foque em avaliar o nível de adequação com as exigências das regulamentações e o resultado de auditorias anteriores.
- Gastos
Os gastos descontrolados com softwares estão entre os principais desafios enfrentados pelos líderes de TI.
Para controlar esse problema, foque em monitorar frequência de acesso dos usuários, ferramentas com funções que se sobrepõem, ROI, etc.
- Integração
Meça quão bem seus SaaS se integram aos sistemas já utilizados e o nível de qualidade do serviço do fornecedor.
Isso irá garantir maior produtividade no dia a dia, garantindo compatibilidade e confiabilidade.
Como medir métricas de SaaS Management de forma contínua?
As plataformas de SaaS Management medem a maioria das métricas que mencionamos de forma automática. Elas são capazes de:
- Identificar softwares não autorizados;
- Mapear todos os gastos com SaaS;
- Automatizar onboarding e offboarding;
- Facilitar a compra e renovação de licenças;
- Emitir alertas ligados à segurança;
- Entre outras funcionalidades.
Elas são ótimas opções para manter toda a sua gestão centralizada em um só lugar, sem depender de planilhas, e receber análises estratégicas e relevantes de forma automatizada.
FAQ: Perguntas frequentes sobre métricas de SaaS Management
1. Quais métricas de SaaS devo priorizar?
Comece por: Total SaaS Spend, License Utilization Rate e Shadow IT Spend, pois elas trazem impacto financeiro rápido e clareza sobre desperdício.
2. Uma plataforma de SaaS Management substitui a governança humana?
Não totalmente. Ela automatiza e consolida dados, mas a definição de políticas, revisão de contratos e negociação dependem do time (TI + Procurement). A tecnologia dá visibilidade e ações automatizáveis.
3. Por quanto tempo devo acompanhar essas métricas?
De forma contínua. Essa é a melhor maneira de garantir eficiência financeira, operacional e de segurança.
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